RÈGLEMENTS

Règlement numéro 1 :
Assemblées générales


Article 1 - Assemblée générale annuelle

L'assemblée générale annuelle de la Fondation a lieu aux dates et heure que le conseil d’administration détermine, mais au plus tard trois (3) mois suivant la fin de l'exercice financier de la Fondation aux fins de recevoir le rapport annuel des administrateurs, nommer ou élire les administrateurs, prendre connaissance des états financiers de la Fondation, nommer un ou des vérificateurs et régler toute question validement soumise.

Article 2 - Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps et pour toutes fins. Une assemblée générale spéciale est convoquée par le secrétaire sur demande du conseil d'administration, du président, de deux (2) administrateurs ou par le membre.

Article 3 - Avis de convocation aux assemblées générales

Un avis de la date, de l'heure, du lieu et des objets de toutes les assemblées générales doit être donné au membre ainsi qu'aux administrateurs de la Fondation. Cet avis doit être envoyé par la poste, courrier électronique ou télécopieur, à l'adresse du membre indiquée dans les livres de la Fondation. Cet avis doit être transmis pas moins de quinze (15) jours ni plus de quarante-cinq (45) jours avant la date de l'assemblée. Cet avis est donné par le secrétaire ou par tout autre officier désigné par les administrateurs. Il n'est pas nécessaire que l'avis soit signé à la main. Toutefois, l’expéditeur se doit d’être clairement identifié.

Article 4 - Avis de convocation incomplet

L'omission involontaire dans un avis de convocation d'une assemblée générale de quelque affaire que la loi ou ses règlements requièrent de traiter à une telle assemblée générale n'empêche pas de transiger validement cette affaire lors de l'assemblée générale si le membre présent l’accepte.

Article 5 - Quorum

Le quorum pour toute assemblée générale est atteint si le membre est présent.

Article 6 - Lieu des assemblées générales

Les assemblées générales sont tenues au siège social de la Fondation ou à tout autre endroit qui peut être indiqué dans l'avis de convocation. Toutefois, ces assemblées doivent être tenues dans la province de Québec.

Article 7 - Ajournement

Afin de terminer le traitement des sujets à l’ordre du jour, toute assemblée générale peut être ajournée par décision de l’assemblée.

Article 8 - Droit de vote

À toute assemblée générale, seul le membre a droit de vote.

Article 9 - Président d’assemblée

Chaque assemblée générale est présidée par le président de la Fondation ou en son absence, par le vice-président, ou en leur absence par un autre administrateur de la Fondation. L'ensemble des administrateurs présents de la Fondation désigne si nécessaire le président de l'assemblée.

Article 10 - Secrétaire

À chaque assemblée générale, le secrétaire de la Fondation ou, en son absence, une personne désignée par le président de l'assemblée, agit comme secrétaire.

Article 11 - Procédures d’assemblées

Les procédures suivies lors des assemblées générales sont les procédures des assemblées délibérantes. Nonobstant ces procédures, les dispositions de la constitution et des règlements sont prioritaires.

Article 12 - Prise de décision

À moins que ce ne soit spécifié autrement dans la constitution ou dans les règlements, toute décision à toute assemblée générale est prise à la majorité simple. En cas d’égalité, le point peut être rediscuté et un autre vote peut être pris au cours de l’assemblée ou de toute assemblée subséquente.

Article 13 - Vote à main levée

Tout vote peut être pris à main levée à toute assemblée générale, à moins que le vote par scrutin ne soit demandé. Si le vote par scrutin n'est pas demandé, la déclaration du président de l'assemblée fait preuve suffisante que la résolution est adoptée ou rejetée, à l'unanimité ou par une majorité spécifiée, et l'enregistrement de cette déclaration au procès verbal en fera foi, sans qu'il soit nécessaire d'établir le nombre ou la proportion des votes enregistrés pour ou contre la résolution.

Article 14 - Résolution tenant lieu d'assemblée

Une résolution écrite envoyée au membre, accepté par signature des 2/3 des membres du conseil d'administration de la Fondation a la même valeur que si elle avait été adoptée au cours d'une assemblée générale. Toutefois elle doit être sanctionnée par le membre lors de la prochaine assemblée générale. Un exemplaire de cette résolution est conservé avec les procès-verbaux des assemblées générales de la Fondation.

Règlement numéro 2 :
Administrateurs et conseil d’administration


Article 1 - Nombre

Les affaires de la Fondation sont administrées par un conseil d'administration composé de cinq (5) administrateurs : un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier et un délégué de l'AQHSST. Le nombre d’administrateurs peut être modifié à toute assemblée générale.

Article 2 - Cens d'éligibilité et cumul

Toute personne, membre ou non membre de l'AQHSST est éligible à siéger au conseil d’administration de la Fondation. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles. La même personne ne peut cumuler deux (2) charges ou plus, à l'exception de celles de secrétaire et de trésorier.

Article 3 - Nomination des administrateurs

Les administrateurs sont nommés à chaque année par le membre, selon l’article 1 du règlement numéro 1. Les postes de président et de secrétaire sont nommés une année paire et les postes de vice-président et de trésorier une année impaire.

Article 4 - Premiers administrateurs

Les premiers administrateurs sont les requérants identifiés aux lettres patentes de la Fondation ainsi que le délégué de l'AQHSST.

Article 5 - Durée du mandat

Sauf pour le délégué de l’AQHSST dont la durée du mandat est indéterminée, les administrateurs de la Fondation sont nommés pour une durée de deux ans. Le mandat d'un administrateur se termine avec la nomination de son successeur. Tout administrateur peut conserver son poste pour un maximum de deux mandats consécutifs.

Si, pour quelque raison que ce soit, la nomination des administrateurs n'est pas faite, les administrateurs sortant de charge restent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs soient nommés.


Article 6 - Vacance

Aussi longtemps que les administrateurs en fonction constituent quorum, ils peuvent agir même s'il y a vacance au sein du conseil d'administration de la Fondation. Ils peuvent également proposer un nouvel administrateur pour remplir un siège vacant. Cette nomination doit être confirmée dans les 3 mois suivants par le membre.

Si en raison de vacances, le nombre d'administrateurs est moindre que le quorum requis pour agir, le membre doit être avisé par le conseil d'administration de la Fondation et doit procéder dans les 3 mois suivant cet avis aux nominations pour combler lesdites vacances.


Article 8 - Disqualification

Le siège d'administrateur devient vacant si l'administrateur décède, est reconnu inapte, est frappé d'interdit ou s'il est destitué selon les règles prévues au présent règlement.

Tout acte exécuté de bonne foi par l'administrateur qui n'est plus qualifié, tel que spécifié ci-dessus, est valide à moins que, antérieurement à cet acte, un avis écrit n'ait été signifié à l'administrateur ou qu'on ait rapporté dans le livre des procès-verbaux qu'il a cessé d'être membre du conseil d'administration.


Article 9 - Démission

N'importe quel administrateur peut, en tout temps, donner sa démission par écrit, adressée au président de la Fondation ou au secrétaire ou à toute assemblée. La dite démission prend effet au moment spécifié et son acceptation par le conseil d’administration n’est pas requise pour lui donner effet.

Article 10 - Destitution

Tout administrateur peut être destitué en tout temps par le membre.

Article 11 - Pouvoirs généraux des administrateurs

En plus des pouvoirs spécifiquement prévus au présent règlement, les administrateurs ont le pouvoir général de faire toute chose non contraire à la loi et à ses règlements, concernant le contrôle et la gestion des affaires de la Fondation.

Article 12 - Pouvoirs et devoirs des administrateurs

Sauf s'il en est autrement prescrit par la loi ou par ses règlements, chaque administrateur accomplit tous les devoirs et exerce tous les pouvoirs ordinairement attachés à sa charge et doit, en outre, accomplir tels devoirs et exercer tels pouvoirs qui lui sont ou peuvent lui être dévolus par le conseil d’administration.

Article 14 - Le président

Le président est le premier administrateur de la Fondation et, à moins qu'il n'en soit autrement décidé par le conseil d'administration, a la charge de l'administration de toutes les affaires de la Fondation. Ses responsabilités incluent, notamment:

- présider toute assemblée générale et toute assemblée du conseil d'administration ;
- représenter la Fondation ;
- planifier à long terme ;
- signer avec le trésorier tout acte, contrat ou autre document requérant la signature de la Fondation ;
- assigner les responsabilités générales de la gestion de la Fondation ;
- faire rapport lors de l’assemblée générale annuelle ;
- faire rapport au conseil d’administration.


Article 15 - Le vice-président

Les fonctions de vice-président sont les suivantes :

- en cas d'absence du président ou de son incapacité d'agir, il doit notamment ;
- présider à n'importe quelle assemblée générale ;
- présider à n’importe quelle assemblée du conseil d'administration ;
- prendre effet des rapports des comités que peut mettre en place le conseil d'administration ;
- exercer les fonctions et les charges qui lui sont dévolues par le conseil d’administration.


Article 16 - Le secrétaire

Le secrétaire doit notamment :

- être le gardien du sceau et de tous les livres, documents, archives, etc. de la Fondation ;
- dresser les procès-verbaux dans les livres appropriés (format papier ou virtuel) ;
- donner avis de toutes les assemblées, tel que requis par la loi ou ses règlements ;
- faire rapport au conseil d'administration ;
- exercer toutes autres fonctions ou charges qui lui sont ou peuvent lui être dévolues par le conseil d’administration.


Article 17 - Le trésorier

Le trésorier doit notamment :

- recevoir toutes sommes d'argent versées à la Fondation ;
- déposer tels argents au nom et au crédit de la Fondation dans une ou des banques ou chez un dépositaire choisi par le conseil d'administration ;
- être responsable devant le conseil d'administration et doit lui faire rapport ;
- tenir ou faire tenir dans les livres (format papier ou sur support informatique) de la Fondation état détaillé et complet des finances de la Fondation ;
- signer avec le président tout acte, contrat ou autre document requérant la signature de la Fondation ;
- exercer toute autre fonction ou charge qui lui est ou peut lui être dévolu par les administrateurs.
- déposer et présenter les états financiers lors de l’assemblée générale annuelle.


Article 18 - Rémunération des administrateurs

Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour les services qu'ils rendent à la Fondation.

Article 19 - Agent

Un agent est une personne qui a reçu un mandat par résolution du conseil d’administration. Ce mandat doit être confié pour telles fins, pour avoir tels pouvoirs, pour telle période de temps et sujet à telles conditions qui sont jugées à propos par le conseil d'administration.

Article 20 - Divulgation d'intérêt

Tout administrateur qui, de quelque façon que ce soit, est intéressé directement ou indirectement relativement à une question abordée par le conseil d'administration, fait connaître son intérêt au conseil d'administration, s'abstient de voter sur cette question et rend compte, le cas échéant, de tout profit en découlant.

Article 21 - Politique quant au remboursement des dépenses

La politique de remboursement des dépenses des membres du conseil d’administration, des responsables de comités et des bénévoles de la Fondation est la même que celle appliquée par l’AQHSST.

Règlement numéro 3 :
Assemblées du conseil d'administration


Article 1 - Assemblée régulière

Le conseil d'administration peut fixer d'avance les dates de ses assemblées régulières. Il peut, sans avis, tenir une assemblée régulière immédiatement après une assemblée générale.

Au cours de chaque année financière, le conseil d’administration doit se réunir au moins à deux (2) reprises.


Article 2 - Assemblée spéciale

Une assemblée spéciale du conseil d'administration peut en tout temps et pour toutes fins être convoquée par le président ou le vice-président ou sur demande écrite signée d'au moins deux (2) des administrateurs, pourvu qu'avis en soit donné à chaque administrateur. L'avis est donné par le secrétaire ou par tout autre administrateur désigné par le président ou le conseil d’administration.

Article 3 - Avis de convocation

Une assemblée du conseil d'administration se convoque par un avis. Cet avis doit être envoyé par la poste, courrier électronique ou télécopieur, à l'adresse de chaque administrateur indiquée dans les livres de la Fondation. Cet avis ne doit être transmis pas moins de dix (10) jours ni plus de trente (30) jours avant la date de l'assemblée. Cet avis est donné par le secrétaire ou par tout autre administrateur. Il n'est pas nécessaire que l'avis soit signé à la main. Toutefois, l’expéditeur se doit d’être clairement identifié ou son nom doit apparaître dans le bas de l’envoie.

En cas d'urgence, cet avis leur est communiqué en personne, soit par téléphone ou par remise d'un avis écrit.

Une assemblée du conseil d'administration peut toujours avoir lieu sans avis, pourvu que les administrateurs absents aient signifié leur consentement à la tenue de l'assemblée en leur absence.


Article 4 - Quorum

La majorité des membres du conseil d'administration constitue le quorum nécessaire à la tenue valide d'une assemblée du conseil d'administration.

Article 5 - Lieu

Les assemblées du conseil d'administration sont tenues au siège social de la Fondation ou à tout autre endroit déterminé par le conseil d'administration. Toute réunion a lieu dans la province de Québec.

Article 6 - Président d’assemblée

Chaque assemblée du conseil d'administration est présidée par le président ou, en son absence, par le vice-président ou, en l'absence du président et du vice-président, par un administrateur choisi par les administrateurs présents.

Article 7 - Votes

Toute question soumise à une réunion de conseil d'administration est décidée à la majorité des voix des administrateurs présents formant quorum, chaque administrateur présent y compris le président ayant une voix. En cas d’égalité des voies, le président n'a pas de vote prépondérant.

Toute décision prise par la majorité des administrateurs présents formant quorum est une décision prise par le conseil d’administration.


Article 8 - Ajournement

Toute assemblée du conseil d'administration peut être ajournée par le vote de la majorité des administrateurs présents et aucun avis de cet ajournement n'est nécessaire.

Article 9 - Renonciation à l'avis

La présence d’un administrateur à une assemblée du conseil d'administration est une renonciation implicite à l’avis de convocation sauf s'il y assiste spécialement pour s'opposer à sa tenue en invoquant l'irrégularité de sa convocation.

Article 10 - Présence réputée à l'assemblée

Un administrateur peut, si tous les administrateurs sont d'accord, participer à une assemblée du conseil d'administration à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone. Cet administrateur est alors réputé avoir assisté à l'assemblée du conseil d'administration.

Article 11 - Résolution tenant lieu d'assemblée

Une résolution écrite, signée de tous les administrateurs a la même valeur que si elle avait été adoptée au cours de cette assemblée du Conseil d'administration. Un exemplaire de cette résolution est conservé aux procès-verbaux des délibérations du conseil d’administration.

Règlement numéro 4 :
Comités


Article 1 - Formation et dissolution

Le conseil d'administration peut, par résolution, constituer un ou plusieurs comités et leur déléguer l'un ou plusieurs de ses pouvoirs, sauf ceux qui ne peuvent être délégués en vertu des lois et des règlements de la Fondation. Le conseil d'administration peut, à tout moment, dissoudre tout comité.

Article 2 - Pouvoirs des comités

Les comités doivent exercer leurs fonctions sous le contrôle et la direction du conseil d'administration. Ils doivent faire rapport de leurs activités au vice-président. Dans l'exercice de leurs fonctions, les comités doivent respecter les règlements de la Fondation.

Article 3 - Destitution

Tout membre de comité peut être destitué en tout temps par une résolution du conseil d’administration.

Article 4 - Décision du comité

Toute décision d’un comité engageant financièrement la Fondation doit être entérinée par le conseil d’administration.

Règlement numéro 5 :
Gestion


Article 1 - Exercice financier

L'exercice financier de la Fondation débute le premier avril et se termine le 31 mars.

Article 2 - Vérificateurs

À chaque assemblée générale annuelle, un ou plusieurs vérificateurs pourront être nommés, conformément aux lois pertinentes. Ces vérificateurs restent en fonction jusqu'à l'assemblée générale annuelle suivante ou jusqu'à leur démission ou remplacement. Les vérificateurs ou à défaut un membre du conseil d'administration ou les experts comptables de la Fondation, devront annuellement, à la fin de l'exercice financier de la Fondation, dresser et vérifier les états financiers appropriés.

Article 3 - Pouvoir d’emprunt

Le conseil d’administration peut, lorsqu'il le juge opportun :

- faire des emprunts de deniers sur le crédit de la Fondation ;
- émettre des obligations ou autres valeurs de la Fondation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables ;
- nonobstant les dispositions du Code civil, hypothéquer, nantir ou mettre en gage les biens mobiliers ou immobiliers, présents ou futurs, de la Fondation pour assurer le paiement de telles obligations ou autres valeurs, ou donner une partie seulement de ces garanties pour les mêmes fins ;
- constituer l'hypothèque, le nantissement ou le gage ci-dessus mentionnés par acte de fidéicommis conformément aux articles 28 et 29 de la Loi sur les pouvoirs spéciaux des Fondations (L.R.Q., c. P16) ou de toute autre manière ;
- hypothéquer ou nantir les immeubles, ou donner en gage ou autrement frapper d'une charge quelconque les biens meubles de la Fondation, ou donner ces diverses espèces de garanties pour assurer le paiement des emprunts faits autrement que par émission d'obligations, ainsi que le paiement ou l'exécution des autres dettes, contrats et engagements de la Fondation.


Article 4 - Sceau

La Fondation possédera un sceau, lequel contiendra le nom de la Fondation entre deux cercles concentriques.

Article 5 - Livres et registres

Les livres et registres seront tenus au siège social de la Fondation où seront consignés l'original ou une copie des lettres patentes et de toutes lettres patentes supplémentaires émises à la Fondation, de tous les règlements de la Fondation et de tous les avis prescrits par la Loi sur les compagnies, L.R.Q., c. C-38, Partie III ;

Les livres et registres comprennent entre autres :

- les procès-verbaux des assemblées générales ;
- les procès-verbaux des assemblées des conseils d'administration et les résolutions des administrateurs et de leurs comités ;
- les noms, adresse et profession de ceux qui sont ou qui ont été administrateurs de la Fondation, avec les diverses dates auxquelles ils sont devenus administrateurs, ou ont cessé de l'être ;
- les particularités de toute hypothèque ou charge grevant les biens de la Fondation.


Article 6 - Effets négociables, contrats, déclarations judiciaires

Article 6.1 - Chèques, lettres de change, etc.

Tous les chèques, lettres de change, billets et autres effets négociables doivent être signés par tel administrateur ou administrateurs ou par telle personne ou personnes qu'elles soient ou non administrateurs de la Fondation, et de telle manière, selon que le conseil d’administration peut en décider à l'occasion par résolution.

A moins qu'il en soit autrement prévu par une résolution du conseil d’administration, tous les endossements de chèques, lettres de change, billets ou autres effets négociables, payables à la Fondation, doivent être pour recouvrement et pour dépôt au crédit de la Fondation, à n'importe quelle banque ou dépositaire dûment autorisé. Ces endossements peuvent être faits au moyen d'un tampon ou autre dispositif.


Article 6.2 - Contrats, etc.

Les contrats, documents ou actes par écrit (excepté les contrats faits dans le cours ordinaire des affaires de la Fondation) requérant la signature de la Fondation doivent être valablement signés par le président et par le trésorier et tous les contrats, documents ou actes par écrit ainsi signés, lient la Fondation sans autre formalité ou autorisation.

Le conseil d'administration a le pouvoir de nommer par résolution de temps à autre tout officier ou officiers ou toute autre personne ou personnes aux fins de signer au nom de la Fondation des contrats, documents ou autres écrits et cette autorisation peut être générale ou spécifique. Le sceau de la Fondation peut, lorsque requis, être apposé sur les contrats, documents ou écrits signés tel qu'indiqué ci-dessus ou signés par toute autre personne désignée par résolution du conseil d'administration.


Article 6.3 - Déclarations judiciaires

Le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ou tout administrateur sont autorisés en vertu des présentes, à faire, au nom de la Fondation, toute déclaration sur saisie arrêt, avant ou après jugement, et à répondre à tout interrogatoire sur faits et articles et autres procédures qui peuvent être nécessaires dans un litige concernant la Fondation ; à faire toute demande en dissolution ou liquidation ou toute requête pour mise en faillite contre tout débiteur de la Fondation et consentir toute procuration relativement à ces procédures, à représenter la Fondation à toute assemblée de créanciers dans laquelle la Fondation a des intérêts, à sauvegarder et à voter et prendre toutes telles décisions à cette assemblée selon les meilleurs intérêts de la Fondation.

Il est loisible cependant au conseil d'administration de nommer toute autre personne dans le but de représenter la Fondation pour les fins ci-dessus.

Article 7 - Frais d’administration

Les frais d’administration de la fondation ne pourront dépasser 10% des montants recueillis durant l’exercice financier.

Article 8 - Indemnité et assurance responsabilité

À même les fonds de la Fondation, les administrateurs de la Fondation seront tenus indemnes de toutes pertes qu'ils pourraient subir et seront remboursés de toutes dépenses, frais légaux ou autres qu'ils pourraient encourir en raison d'un contrat intervenu ou d'un acte ou geste posé par eux dans l'exercice et pour l'exécution de leurs fonctions, sauf dans le cas de grossière négligence ou d'omission volontaire.

De plus, le conseil d'administration pourra, à son choix, adopter une résolution autorisant la Fondation à contracter auprès d'une compagnie d'assurances (reconnue) une police visant à couvrir la responsabilité des administrateurs, officiers ou autres mandataires de la Fondation.


Règlement numéro 6 :
Règlement bancaire


Article 1 - Formule bancaire

La formule du règlement bancaire est celle qui est ci-après annexée.

Annexe

Résolution bancaire

Il est résolu :

- de décréter que la formule de résolution bancaire relative aux affaires bancaires de la Fondation et à la signature des chèques et autres lettres de change par ses administrateurs, le tout tel qu'il appert à la formule donnée par les banquiers de la Fondation dont copie est annexée à cette résolution, soit et elle est adoptée comme la résolution bancaire de la Fondation.


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